- Prüfen Sie jede Nebenkostenabrechnung. Rund 80 % enthalten Fehler, meist zu Lasten des Mieters.
- Umgelegt werden dürfen nur Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart und in § 2 Betriebskostenverordnung genannt sind.
- Die Abrechnung muss Ihnen binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Kommt sie später, entfällt die Nachforderung.
- Einwendungen erheben Sie schriftlich binnen zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung.
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Wieso sollte man seine Nebenkostenabrechnung prüfen lassen?
Rund 80 % aller Nebenkostenabrechnungen weisen Fehler auf, in Neubau- wie in Altbauwohnungen. Häufig sind die geforderten Nachzahlungen zu hoch, oder der Vermieter legt Kosten um, die nicht umlagefähig sind.
Nutzen Sie Ihr Recht und prüfen Sie jede Abrechnung. In vielen Fällen können Sie zu viel gezahlte Vorauszahlungen zurückfordern. Die Prüfung dauert eine Stunde und spart oft mehrere hundert Euro.
Was sind Nebenkosten?
Die Nebenkosten sind die Betriebskosten aus einem Mietverhältnis, die zusätzlich zu den monatlichen Mietkosten auf eine Wohnung oder ein Haus anfallen. Diese Nebenkosten können vom Vermieter auf die Mieter umgelegt werden und sind in der Regel im Mietvertrag festgehalten. Der Vermieter ist dazu verpflichtet, einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter spätestens 12 Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zukommen zu lassen (§ 556 Abs. 3 BGB). Der Abrechnungszeitraum muss sich nicht zwingend nach einem Kalenderjahr richten.
Hält der Vermieter sich nicht an diese Zustellungsfrist, muss der Mieter mögliche Nachzahlungen aus einer solchen verspäteten Nebenkostenabrechnung nicht zahlen.
Welche Kosten zu den Nebenkosten zählen, regelt die Betriebskostenverordnung. Es gibt kalte und warme Nebenkosten. Folgende Betriebskosten können in der Nebenkostenabrechnung auftauchen:
- Warmwasser- und Heizkosten
- Grundsteuer
- Kaltwasserkosten
- Kosten für Müllabfuhr
- Hausreinigung und Straßenreinigung
- Kosten für Winterdienst
- Kosten für Hausmeister oder Hauswart
- Gartenpflege
- Schädlingsbekämpfung
- Schornsteinfeger (bei Häusern mit Schornstein)
- Beleuchtung außerhalb der Wohnung
- Fahrstuhlbetrieb
- Betrieb einer Waschküche
- Gemeinschaftsantenne oder Kabelanschluss
- Bestimmte Versicherungen (z.B. Wohngebäudeversicherung)
- Sonstige Nebenkosten
Wie erfolgt eine korrekte Nebenkostenabrechnung?
Wenn die Vermieter im Mietvertrag nicht genau beschreiben, wie die anfallenden Nebenkosten auf alle Mieter verteilt sind, werden die kalten Betriebskosten auf alle einzelnen Mieter anteilig nach der Wohnungsfläche verteilt (§ 556a Abs. 1 BGB). Kalte Betriebskosten beinhalten alle Nebenkosten eines Hauses außer den Kosten für Heizung und Warmwasser.
Die warmen Nebenkosten müssen gesetzmäßig zum Großteil nach Verbrauch berechnet werden. Hier gilt bei den Heizkosten eine verbrauchsabhängige Berechnung von mindestens 50 und maximal 70 Prozent (§ 7 Heizkostenverordnung). Der übrige Anteil an warmen Nebenkosten ist nach der anteiligen Wohnfläche zu kalkulieren.
Was ist ein Verteilerschlüssel?
Bei einer Nebenkostenabrechnung greift der sogenannte Umlageschlüssel oder Verteilerschlüssel, der festlegt, wie die Betriebskosten auf die einzelne Mietwohnung umgelegt werden. Dieser Umlageschlüssel muss in einer Nebenkostenabrechnung ersichtlich sein und im Mietvertrag festgelegt sein.
Bei Nebenkosten können folgende Verteilerschlüssel angewendet werden:
- Nach anteiligem Verbrauch
- Nach anteiliger Wohnfläche
- Nach Personenanzahl
- Nach Wohneinheit
Die 10 häufigsten Fehler in Nebenkostenabrechnungen
Bei einer Nebenkostenabrechnung gilt nicht das Prinzip Pi mal Daumen – alle Kostenpunkte müssen korrekt abgerechnet werden. Das ist angesichts der vielen Posten und vorhandenen Umlageschlüssel keine einfache Sache. Deswegen können sich schnell Fehler einschleichen.
1. Falsche Nebenkosten
Ein häufiger Fehler ist das Auflisten von nicht umlagefähigen Kostenpunkten. Diese Faktoren beispielsweise sind nicht umlagefähig und gehören nicht in eine Nebenkostenabrechnung:
- Verwaltungskosten des Vermieters
- Bankgebühren und Zinsen
- Rechtsschutz- oder Hausratversicherung
- Reparaturkosten
- Instandhaltungskosten
- Anschaffungskosten für Rauchmelder
- Kosten für nicht vermietete Wohnungen im selben Objekt
2. Verspätete Abrechnung
Spätestens nach Ablauf von 12 Monaten nach dem vereinbarten Ende des Abrechnungszeitraumes muss dem Mieter die Nebenkostenabrechnung vorliegen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Hier gilt der Einwurf in den Briefkasten. Erhält der Mieter die Abrechnung nach diesem Zeitpunkt, kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Eventuelle Guthaben sind trotzdem auszuzahlen.
3. Falscher Abrechnungszeitraum
Abgerechnet werden dürfen immer nur maximal 12 Monate. Die aufgeführten Nebenkosten in der Abrechnung dürfen auch nur Kosten enthalten, die in diesem Zeitraum entstanden sind.
4. Falsche Heizkostenabrechnung
Bei der Abrechnung der Heizkosten ist der Vermieter an die Heizkostenverordnung gebunden. Um 50-70 % der Heizkosten nach Verbrauch umlegen zu können, müssen in der Wohnung Messgeräte installiert sein. Generelle Heizkostenpauschalen, die vom Verbrauch unabhängig sind, sind nicht erlaubt. Rechnet der Vermieter nicht nach Verbrauch ab, dürfen Sie Ihren Anteil um 15 % kürzen (§ 12 Heizkostenverordnung).
5. Unvollständige Nebenkostenabrechnungen
Eine korrekte Nebenkostenabrechnung muss bestimmte Informationen enthalten, wie den Abrechnungszeitraum, Verteilerschlüssel, alle Kostenpositionen, Gesamthöhe der Nebenkosten, den Anteil des Mieters und die geleisteten Vorauszahlungen.
6. Einmalkosten
Betriebskosten dürfen nur Kosten sein, die beim Hausbetrieb regelmäßig anfallen. Einmalige Kosten dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden.
7. Keine Nachprüfbarkeit
Mieter müssen ihre Nebenkostenabrechnung prüfen können. Das heißt, sie haben ein Recht darauf, alle zu Grunde liegenden Belege, Rechnungen, Verträge und Lieferscheine im Original einsehen zu können. Verweigert der Vermieter die Einsicht, dürfen Sie die Nachzahlung so lange zurückhalten.
8. Fehlerhafte Berücksichtigung von Gewerberäumen
Wenn sich im Haus Gewerberäume wie Geschäfte oder Büros befinden, fallen für diese meist höhere Betriebskosten an, weil Gewerbe und Unternehmen mehr verbrauchen. Führt das zu einer erheblichen Mehrbelastung der Wohnungsmieter, muss der Vermieter Gewerbe- und Mietwohnungen getrennt ausweisen und abrechnen.
9. Leerstandskosten wurden nicht abgezogen
Eine nicht vermietete Wohnung im Haus darf nicht in der Nebenkostenabrechnung auftauchen. Die laufenden Kosten für diese Wohnung muss der Vermieter selbst tragen, solche Leerstandskosten müssen deswegen aus der Abrechnung herausgerechnet werden.
10. Sonstige Nebenkosten
Nicht alle Kostenpunkte, die als „sonstige Nebenkosten“ im Vertrag genannt werden, sind auch Positionen, die rechtmäßig anerkannt sind. Zu den anrechenbaren Kosten zählen u.a. ein Pförtner, Alarm- und Videoüberwachungsanlage, eine Gemeinschaftssauna oder die Beheizung und Reinigung von Dachrinnen. Die Position muss im Mietvertrag konkret benannt sein.
Finden Sie einen dieser Fehler, legen Sie schriftlich Widerspruch ein. Bei Unsicherheit lassen Sie die Abrechnung vom Mieterverein oder einem Fachanwalt für Mietrecht prüfen.
Wo kann man seine Nebenkostenabrechnung kostenlos prüfen lassen?
Drei Stellen prüfen Ihre Nebenkostenabrechnung: der örtliche Mieterverein, die Verbraucherzentrale und ein Fachanwalt für Mietrecht. Beim Mieterverein ist die Prüfung im Jahresbeitrag enthalten; viele Vereine beraten schon kurz nach dem Eintritt. Die Verbraucherzentrale Ihres Bundeslandes bietet Mietrechtsberatung gegen eine geringe Gebühr an. Ein Fachanwalt für Mietrecht prüft die Abrechnung gegen Honorar; mit einer Rechtsschutzversicherung mit Mietrechtsbaustein übernimmt diese die Kosten. Nehmen Sie zur Prüfung den Mietvertrag, die Abrechnung und die Abrechnung des Vorjahres mit.
Eine fachgerechte Prüfung Ihrer Nebenkosten umfasst alle formellen, rechtlichen und kalkulatorischen Kriterien. Das können unter anderem die versäumte Frist für die Zustellung sein, die Umlage von gemeinschaftlich genutzten Flächen auf den einzelnen Mieter oder die Angabe der Wohnfläche.
Prüfen Sie bei der Gelegenheit auch die Kaltmiete. Wer zu viel Miete zahlt, kann die Miete bei CONNY kostenlos prüfen lassen (Mietpreisbremse, § 556d BGB). In Gebieten mit Mietpreisbremse darf die Miete bei Vertragsschluss höchstens 10 % über der ortsüblichen Vergleichsmiete liegen.
Nebenkostenabrechnung geprüft & Fehler gefunden: Was nun?
Haben Sie Fehler gefunden, legen Sie gegen die Nebenkostenabrechnung Widerspruch ein. Das geht schriftlich, spätestens zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Nach dieser Frist sind Ihre Einwendungen ausgeschlossen. Benennen Sie jeden Fehler konkret: die Position, den Betrag und den Grund, etwa „Verwaltungskosten sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV nicht umlagefähig“. Fordern Sie zugleich Einsicht in die Belege. Zahlen Sie eine strittige Nachforderung, wenn überhaupt, nur unter Vorbehalt.
Häufige Fragen zur Prüfung der Nebenkostenabrechnung
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