Nebenkostenabrechnung - Welche Kosten dürfen umgelegt werden?

Welche Nebenkosten dürfen umgelegt werden?

Umlegen darf der Vermieter nur die laufenden Betriebskosten, die durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes und des Grundstücks entstehen (§ 1 Abs. 1 BetrKV). Zwei Bedingungen gelten dabei immer. Erstens: Der Mietvertrag muss die Umlage der Betriebskosten vereinbaren, sonst sind sie mit der Miete abgegolten (§ 535 Abs. 1 Satz 3 BGB). Zweitens: Die Kostenart muss in § 2 BetrKV stehen. Die Verordnung nennt genau 17 Betriebskostenarten:

• 1. Grundsteuer – die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks; die Grunderwerbsteuer gehört nicht dazu.
• 2. Wasserversorgung – Wasserverbrauch, Grundgebühren, Zählermiete und Eichung, Betrieb einer Wasseraufbereitungsanlage.
• 3. Entwässerung – Gebühren für Abwasser und Niederschlagswasser sowie der Betrieb einer eigenen Entwässerungsanlage.
• 4. Heizung – Brennstoff, Betriebsstrom, Wartung, Reinigung und Messung der zentralen Heizungsanlage; verteilt wird nach der Heizkostenverordnung.
• 5. Warmwasserversorgung – Betrieb der zentralen Warmwasseranlage oder der Warmwassergeräte in der Wohnung.
• 6. Verbundene Heizungs- und Warmwasseranlagen – dieselben Kosten, wenn eine Anlage Heizung und Warmwasser gemeinsam liefert.
• 7. Aufzug – Betriebsstrom, Wartung, Prüfung und Reinigung des Personen- oder Lastenaufzugs; die Reparatur nicht.
• 8. Straßenreinigung und Müllbeseitigung – öffentliche Gebühren und Kosten privater Dienstleister für Müllabfuhr, Winterdienst und Straßenreinigung.
• 9. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung – Reinigung der Gemeinschaftsflächen wie Treppenhaus, Flure, Keller und Dachboden.
• 10. Gartenpflege – Pflege von Grünflächen, Spielplätzen und Zufahrten; die Neuanlage eines Gartens nicht.
• 11. Beleuchtung – Strom für Außenbeleuchtung, Treppenhaus, Keller und Waschküche.
• 12. Schornsteinreinigung – Kehrgebühren, soweit sie nicht schon in den Heizkosten enthalten sind.
• 13. Sach- und Haftpflichtversicherung – Gebäudeversicherung gegen Feuer, Sturm, Wasser und Elementarschäden sowie Haftpflicht für Gebäude, Öltank und Aufzug.
• 14. Hauswart – Lohn und Sozialabgaben des Hausmeisters; Verwaltungs- und Reparaturarbeiten muss der Vermieter herausrechnen.
• 15. Gemeinschaftsantenne und Breitbandnetz – Betriebsstrom und Wartung der Anlage. Die monatlichen Kabel-TV-Gebühren dürfen seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr umgelegt werden.
• 16. Einrichtungen für die Wäschepflege – Strom, Wartung und Reinigung der Waschmaschinen und Trockner im Waschkeller.
• 17. Sonstige Betriebskosten – zum Beispiel die regelmäßige Dachrinnenreinigung oder die Wartung von Feuerlöschern.

Die sonstigen Betriebskosten sind kein Sammelbecken. Jede dieser Kostenarten muss im Mietvertrag einzeln genannt sein; ein pauschaler Verweis auf „sonstige Betriebskosten“ reicht nicht. Fehlt die Nennung, dürfen Sie die Position streichen.

Welche Betriebskosten dürfen explizit nicht auf den Mieter umgelegt werden?

Was nicht in § 2 BetrKV steht, zahlt der Vermieter selbst. § 1 Abs. 2 BetrKV schließt zwei Gruppen ausdrücklich aus, zwei weitere ergeben sich aus der Rechtsprechung:

• Verwaltungskosten
  Hausverwaltung, Buchhaltung, Steuerberater, Porto, Telefon und die Erstellung der Abrechnung selbst darf der Vermieter nicht umlegen (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV). Das gilt auch, wenn der Mietvertrag etwas anderes vorsieht (§ 556 Abs. 4 BGB).
• Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten
  Reparaturen und die Beseitigung von Mängeln durch Abnutzung, Alterung oder Witterung trägt der Vermieter (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV). Betriebskosten kehren regelmäßig wieder, Reparaturen nicht. Taucht in Ihrer Abrechnung ein neuer Aufzugmotor oder ein Fassadenanstrich auf, streichen Sie die Position.
• Bankgebühren und Kontoführung
  Kosten des Mietkontos, Überweisungsgebühren und Mahnkosten gehören zur Verwaltung und sind nicht umlagefähig.
• Leerstand
  Steht eine Wohnung leer, trägt der Vermieter deren Anteil an den Betriebskosten. Er darf die Gesamtkosten nicht auf die übrigen Mieter verteilen. Prüfen Sie deshalb, ob die Gesamtfläche in der Abrechnung alle Wohnungen des Hauses umfasst.

Ebenfalls nicht umlagefähig: Rechtsschutz- und Mietausfallversicherungen, Zinsen für Kredite des Vermieters und die Anschaffung neuer Geräte wie Rauchmelder oder Wasserzähler.

So prüfen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung in fünf Schritten

Nehmen Sie den Mietvertrag, die aktuelle Abrechnung und die des Vorjahres zur Hand. Die Prüfung dauert eine halbe Stunde.

Schritt 1: Mietvertrag lesen

Nur Kostenarten, die der Mietvertrag nennt, dürfen in der Abrechnung stehen. Ein Verweis auf „die Betriebskosten nach § 2 BetrKV“ genügt für die Nummern 1 bis 16. Die sonstigen Betriebskosten müssen einzeln aufgeführt sein. Vergleichen Sie jede Position der Abrechnung mit dem Vertrag.

Schritt 2: Abrechnungszeitraum kontrollieren

Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Prüfen Sie zudem das Datum des Zugangs: Liegt es mehr als zwölf Monate nach Ende des Zeitraums, darf Ihr Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen. Sind Sie im Laufe des Jahres ein- oder ausgezogen, darf nur Ihr Anteil an der Zeit abgerechnet werden.

Schritt 3: Verteilerschlüssel nachrechnen

Die Abrechnung muss für jede Kostenart die Gesamtkosten, den Verteilerschlüssel und Ihren Anteil ausweisen; fehlt eines davon, ist sie formell unwirksam. Ohne Vereinbarung gilt die Wohnfläche als Schlüssel (§ 556a Abs. 1 BGB); erfasster Verbrauch bei Wasser und Heizung ist nach Verbrauch abzurechnen. Heizung und Warmwasser müssen zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch verteilt werden (§ 7, § 8 HeizkostenV). Rechnen Sie nach: Ihre Fläche geteilt durch die Gesamtfläche, mal Gesamtkosten, muss Ihren Anteil ergeben. Vergleichen Sie die Gesamtfläche mit dem Vorjahr; schrumpft sie, hat der Vermieter vielleicht Leerstand herausgerechnet.

Schritt 4: Vorauszahlungen abgleichen

Die Abrechnung zieht Ihre Vorauszahlungen ab. Addieren Sie alle Überweisungen des Abrechnungszeitraums anhand Ihrer Kontoauszüge. Der Vermieter muss die tatsächlich geleisteten Zahlungen ansetzen, nicht die vereinbarten. Vergleichen Sie auch die Gesamtkosten jeder Position mit dem Vorjahr; ein deutlicher Sprung ohne erkennbaren Grund ist ein Anlass für die Belegeinsicht.

Schritt 5: Belege einsehen (§ 259 BGB)

Sie dürfen alle Rechnungen, Verträge und Zahlungsbelege einsehen, die der Abrechnung zugrunde liegen. Dieses Recht folgt aus § 259 BGB. Die Einsicht findet beim Vermieter oder bei der Hausverwaltung statt; Kopien muss er nur schicken, wenn Ihnen der Weg nicht zumutbar ist. Bis Sie die Belege gesehen haben, dürfen Sie eine Nachzahlung zurückhalten. Fordern Sie die Einsicht schriftlich an und setzen Sie eine angemessene Frist, zum Beispiel zwei Wochen. Finden Sie Fehler, legen Sie innerhalb von zwölf Monaten Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung ein. Bei größeren Beträgen hilft ein Mieterverein oder ein Fachanwalt für Mietrecht.

Prüfen Sie bei der Gelegenheit auch die Kaltmiete. Liegt sie in einem Gebiet mit Mietpreisbremse mehr als 10 Prozent über der ortsüblichen Vergleichsmiete, verstößt sie gegen § 556d BGB; die Prüfung bei CONNY ist kostenlos.

Zeitpunkt und abgerechneter Zeitraum der Nebenkostenabrechnung

Die Nebenkostenabrechnung muss Ihnen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Läuft der Abrechnungszeitraum von Januar bis Dezember, ist der 31. Dezember des Folgejahres der letzte Tag. Maßgeblich ist der Zugang bei Ihnen, nicht das Datum auf dem Schreiben. Kommt die Abrechnung später, ist eine Nachforderung ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Nur wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat, etwa weil ein Grundsteuerbescheid noch fehlte, darf er den Betrag noch verlangen. Ein Guthaben steht Ihnen dagegen auch nach Fristablauf zu; Sie können es einklagen. Der Abrechnungszeitraum selbst darf nicht länger als zwölf Monate sein (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB); rechnet der Vermieter über 18 Monate ab, ist die Abrechnung unwirksam. Alle Termine im Überblick finden Sie unter Nebenkostenabrechnung: Fristen.

Frist für den Widerspruch bei fehlerhafter Nebenkostenabrechnung

Die Frist für Ihre Einwendungen ist genauso lang: zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach sind Einwendungen ausgeschlossen, auch wenn der Fehler eindeutig ist. Reichen Sie den Widerspruch schriftlich ein und benennen Sie die beanstandeten Positionen konkret; ein Muster finden Sie unter Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung. Eine Nachzahlung wird mit Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig. Zahlen Sie innerhalb von 30 Tagen, sonst geraten Sie in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Haben Sie Zweifel, überweisen Sie „unter Vorbehalt“ und prüfen in Ruhe weiter; den Vorbehalt vermerken Sie im Verwendungszweck. Ein Guthaben ist mit der Abrechnung fällig; auch hier gelten 30 Tage, bevor der Vermieter in Verzug kommt.

Nebenkosten & Wohnungsgröße - Nachmessen lohnt sich!

Ist Ihre im Mietvertrag angegebene Wohnungsgröße korrekt? Nach dem BGH-Urteil vom 30. Mai 2018 (VIII ZR 220/17) ist die tatsächliche – und nicht die im Mietvertrag angegebene – Wohnungsgröße maßgeblich für die Verteilung der Betriebskosten. Das gilt ohne Toleranzgrenze. Nachmessen lohnt sich deshalb: Jeder Quadratmeter weniger senkt Ihren Anteil an allen Kosten, die nach Fläche verteilt werden. Die tatsächliche Wohnungsgröße ist auch bei Mieterhöhungen anzusetzen.
TIPP: Liegt die tatsächliche Größe mindestens 10 Prozent unter der im Mietvertrag angegebenen, ist das ein Mietmangel und berechtigt Sie zur Mietminderung.

Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung

Muss ich die Nachzahlung leisten, wenn ich die Abrechnung für falsch halte?

Ja, wenn die Abrechnung formell in Ordnung ist. Zahlen Sie innerhalb von 30 Tagen unter Vorbehalt und legen Sie parallel Widerspruch ein. Bestreiten Sie einzelne Positionen, zahlen Sie den unstrittigen Teil. Solange der Vermieter Ihnen die Belegeinsicht verweigert, dürfen Sie den gesamten Betrag zurückhalten. Fehlt der Verteilerschlüssel oder die Angabe der Gesamtkosten, ist die Abrechnung formell unwirksam und die Nachzahlung wird gar nicht fällig.

Was passiert, wenn die Abrechnung zu spät kommt?

Geht die Abrechnung erst nach Ablauf der zwölf Monate zu, darf der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Ein Guthaben steht Ihnen trotzdem zu. Schreiben Sie dem Vermieter kurz, dass Sie die Nachforderung wegen Fristablaufs zurückweisen, und nennen Sie das Datum des Zugangs.

Darf der Vermieter die Vorauszahlungen nach der Abrechnung erhöhen?

Ja. Nach einer Abrechnung darf jede Seite die monatlichen Vorauszahlungen in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Angemessen ist in der Regel ein Zwölftel der Kosten aus der letzten Abrechnung. Die Erhöhung setzt eine formell ordnungsgemäße Abrechnung voraus; eine Abrechnung ohne Verteilerschlüssel trägt sie nicht. Umgekehrt können Sie eine Senkung verlangen, wenn die Abrechnung ein hohes Guthaben ausweist.

Muss ich Nebenkosten zahlen, wenn der Mietvertrag keine Regelung enthält?

Nein. Ohne Vereinbarung im Mietvertrag sind die Betriebskosten mit der Miete abgegolten (§ 535 Abs. 1 Satz 3 BGB). Der Vermieter kann sie dann weder abrechnen noch nachträglich einführen. Steht im Vertrag eine Pauschale, gibt es keine Abrechnung und keine Nachzahlung; nur eine Vorauszahlung wird jährlich abgerechnet.

Wie werden Heizkosten abgerechnet?

Heiz- und Warmwasserkosten müssen zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach erfasstem Verbrauch verteilt werden, der Rest nach Wohnfläche (§ 7, § 8 HeizkostenV). Rechnet der Vermieter ohne Verbrauchserfassung nur nach Fläche ab, dürfen Sie Ihren Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 HeizkostenV). Ausnahmen gelten etwa für Zweifamilienhäuser, in denen der Vermieter selbst wohnt.